Поделиться
"Саперион": что умеет современная ЕСМ
Сегодня благодаря обилию предложений задача выбора ECM-системы отнюдь не является тривиальной. Надежность, безопасность и богатая функциональность при разумной стоимости — таковы ожидания заказчиков. Как это сочетается в ПО? Рассмотрим пример.Системы управления информационными ресурсами предприятия (ECM – Enterprise Content Management) прочно заняли свое место среди других корпоративных приложений, сейчас уже не нужно доказывать важность для бизнеса неструктурированной информации, т. е., документов, сканированных изображений, файлов чертежей, фотографий и других данных, представленных в цифровой форме. Электронные документы из экзотики давно уже стали привычным атрибутом деловой жизни и активно используются во многих бизнес-процессах, а также и в межкорпоративном взаимодействии. Обычно консервативный государственный сектор тоже оценил преимущества работы в электронном виде — проводимый правительством в течение ряда лет курс на электронные госуслуги четко это демонстрирует.
Таким образом, ECM-системы оказались сегодня в центре внимания. При том, что сама технология управления контентом является достаточно зрелой, в новых условиях ей приходится отвечать другим вызовам. В их числе можно назвать рост объемов хранимой информации и разнообразие ее видов, увеличение числа пользователей корпоративных ECM и рост интенсивности их обращений к системе, географическая распределенность и обязательность интеграции с другими бизнес-приложениями.
При этом заказчики хотят получить все преимущества ECM за разумные деньги — кризис научил более прагматическому подходу к оценке различных ИТ-инициатив. И темп жизни ускорился, никто сегодня не собирается растягивать внедрение ИТ-решений на 3-5 лет, как это бывало ранее. Заказчики ожидают быстрой отдачи инвестиций — или лучше вообще не начинать проект.
Формулируем требования к ECM-системе
Сразу стоит оговориться, что единого рецепта для всех нет. При многообразии требований заказчиков и широте ассортимента предлагаемых на рынке ECM-систем, разработать рекомендации, которые позволяли бы сделать однозначный выбор, невозможно. Логичнее будет говорить о некоторых общих критериях, которые отражают существующие рыночные тенденции и обобщают практический опыт.
ECM-система должна обладать следующими основными функциями: обеспечивать надежное хранение документов и работу с ними, автоматизировать выполнение бизнес-процессов, гарантировать требуемый уровень защиты информации, предоставлять удобный пользовательский интерфейс и позволять легко интегрироваться с внешними системами.
Каждый ЕСМ-вендор поставляет на рынок свой продукт, похожий, но в то же время отличный от всех других
о мнению аналитиков Gartner, ECM на 15% состоит из управления документами (Document Management), на 18% - из имиджинга (Image-processing), еще 22% - это деловые процессы (workflow/BPM), 13% – управление записями (Records Management), 15% - социальные функции (Social Content Management) и оставшиеся 10% – прочие полезные расширения.
Конечно, точные пропорции вендоры не соблюдают — как шеф-повар тоже не взвешивает ингредиенты с точность до грамма, а скорее доверяет своей интуиции, поэтому когда настоящий мастер готовит даже простое блюдо, получается великолепно. И у каждого — по-своему. Также и с ECM: каждый вендор поставляет на рынок свой продукт, похожий, но в то же время отличный от всех других.
Конкретный пример: "Саперион"
Чтобы не остаться на уровне общих слов, стоит рассмотреть, как реализуются эти требования на конкретном примере. В качестве объекта исследования возьмем ECM-платформу "Саперион".
К своей "зоне ответственности" система "Саперион" относит все задачи по работе с документами в организации, которые можно поделить на два крупных блока: единое хранилище документов и автоматизация бизнес-процессов. Одно с другим в большинстве случаев тесно связано: если система позволяет лишь накапливать документы, не вовлекая их в процессы, то в скором времени такое хранилище становится кладбищем документов; с другой стороны, акцент только лишь на сиюминутных потребностях поддержки бизнес-процессов без электронного архива лишает систему памяти и создает риск нарушения требований регуляторов по документированию деятельности организации.
Даже если мы возьмем задачу организации электронного архива, то увидим, что и там нужны инструменты управления деловыми процессами. Эта задача только на первый взгляд выглядит статичной — мы складываем в архив документы, никакого документооборота при этом вроде не подразумевается. Однако архив тоже живет своей жизнью — нужно выполнять процедуры приемки и списания документов, предоставлять доступ исследователям, рассекречивать документы и публиковать их – это все бизнес-процессы, которые лучше автоматизировать в рамках одной системы.
Фундамент ECM – хранение документов
В отличие от обычных файлов на диске, электронный документ в ECM-системе представляет собой более сложную конструкцию. Если подойти к этому очень упрощенно, то можно сказать, что документ состоит из карточки с реквизитами и содержания в виде прикрепленного файла. Однако реальная жизнь гораздо сложнее – нужно еще подумать о версионности документа, управлении доступом, протоколировании действий с документом и многом другом. В итоге можно сказать, что электронный документ в ECM-системе это информационный объект, обладающий сложной внутренней структурой и поведением.
В системе "Саперион" функциям хранения документов уделяется особенное внимание. К карточке документа можно прикрепить неограниченное число файлов любого размера, при этом обеспечивается еще и управление версиями. Можно настроить систему так, что удаление версий будет невозможно — каждый раз при редактировании будет создаваться новая версия, что позволяет контролировать изменения в документе.
Чтобы оптимизировать размер всего хранилища, в систему встроены прогрессивные алгоритмы сжатия файлов. Например, в СУЭК накопилось более 30 млн документов, их объем при хранении в файловой структуре был 14 ТБ, а после того, как этот массив документов загрузили в "Саперион", архив стал занимать на дисках только 4 ТБ.
Для хранения контента используется собственный формат (мета-файл), который не может быть прочитан или изменен извне, что повышает безопасность системы. Это отличает "Саперион" от большинства известных ECM-платформ, где применяется классическая гибридная организация хранилища документов – карточки хранятся в реляционной СУБД, а сами файлы документов — на диске в специально отведенной директории, что потенциально создает риск доступа к ним в обход системы.
Эти качества "Саперион" позволяют строить при его помощи огромные хранилища и работать с файлами очень большого размера. Например, ОТП Банк (Венгрия) хранит в "Саперион" более 1 млрд документов, и при этом система не испытывает проблем с производительностью. В ВАС РФ гигабайтные файлы аудио и видеозаписей судебных заседаний обрабатываются с вполне приемлемой скоростью, пользователи отнюдь не жалуются на медленную работу системы.
Короткая ссылка
