Поделиться
«Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент» автоматизировал согласование договоров на базе Docsvision
Компания «Программные Технологии» завершила проект по автоматизации согласования договоров в компании «Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент». Решение на платформе Docsvision призвано ускорить согласование и подписание документов, обеспечить прозрачность бизнес-процессов и наладить взаимодействие всех подразделений, сообщили CNews в компании «ДоксВижн».
«Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент» входит в состав группы компаний Atrium European Real Estate (штаб-квартира расположена в Амстердаме) и занимается строительством и обслуживанием крупных торговых центров в России. Всего в портфолио компании находится 7 действующих торговых центров, расположенных в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Екатеринбурге, Волгограде и Тольятти.
Внедрение Docsvision в «Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент» было выполнено еще в 2008 г. Однако изначально решение использовалось только как архив для хранения документов. В конце 2012 г. руководством компании была поставлена задача сократить сроки согласования договоров аренды и избежать задержек в процессе подписания документов как контрагентами, так и сотрудниками в регионах и в центральном офисе компании. Кроме того, было необходимо сделать весь процесс наглядным и контролируемым. Для решения этой задачи был выбран вариант развития системы Docsvision и разработки дополнительных бизнес-процессов, необходимых заказчику.
С осени 2012 г. рабочая группа проекта со стороны заказчика приступила к обсуждению, модернизации и формализации процесса подготовки и согласования договоров аренды. К обсуждению были привлечены специалисты компании «Программные Технологии», которые выполняли внедрение системы в 2008 г. и осуществляют ее поддержку.
В ходе конструктивного общения был разработан оптимальный процесс, пригодный для автоматизации на платформе Docsvision: выделены ключевые роли процесса и их функции, разработана пошаговая схема работы, утверждены схемы согласования. Благодаря автоматизации каждого этапа были достигнуты четкая последовательность действий всех участников процесса и контроль этих действий со стороны системы Docsvision. В соответствии с утвержденными требованиями специалистами «Программных Технологий» была выполнена настройка системы и проведено удаленное обучение пользователей, рассказали в «ДоксВижн».
«В рамках проекта реализован гибкий механизм работы с документами, позволяющий всем участникам процесса согласования совместно вносить правки. Вместе с этим имеется возможность сравнения версий документов, чтобы видеть, какие изменения были внесены в исходные документы», — отметила Елена Александрович, инженер-программист компании «Программные Технологии».
На данный момент завершилась опытная эксплуатация решения во всех филиалах компании «Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент», и новый функционал системы Docsvision находится в промышленной эксплуатации.
О ходе проекта рассказал ИТ-менеджер «Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент» Сергей Каштанов: «Компания наша является географически распределенной. Поэтому, в первую очередь, мы задумали этот проект ради выигрыша во времени просто за счет исключения всяких пересылок, распечаток и сканирований промежуточных вариантов. Кроме того, руководство хотело иметь ясную картину — кто, когда и сколько времени держал документ. Поэтому поначалу задача стояла простая — автоматизировать существующий бизнес-процесс согласования договоров аренды торговых помещений (их у нас в месяц проходит от 100 до 300). Однако уже в процессе обсуждения задачи “Программные Технологии” предложили несколько улучшений собственно в процедуру прохождения документов. Сейчас бизнес-процесс заработал в режиме промышленной эксплуатации».
По его словам, внимания к себе со стороны администраторов система требует немного. «Мы попробовали проанализировать статистику и получили достаточно неожиданные результаты: система показывает узкие места в процедуре согласования не всегда там, где их интуитивно ждешь. Но об этом, видимо, еще рано говорить, нужно накопить больше данных. Однако продукт однозначно получился полезным для компании. Кроме того, очень нравится интеграция Docsvision со службой каталогов Active Directory и с Microsoft Office. Планируем до конца текущего года перевести на эту платформу весь документооборот компании, а заодно поработаем и над интерфейсом», — поделился планами Сергей Каштанов.
«От системы Docsvision мы ждали прозрачности в процессе электронного согласования документов. На данный момент любой сотрудник компании, в первую очередь, руководство, может посмотреть стадию согласования или подписания интересующего его документа, выгрузить специальный отчет, показывающий картину в целом. Поскольку система полностью и детально показывает все стадии созданных бизнес-процессов, мы имеем возможность проанализировать и понять слабые места в процедурах согласования», — добавил со своей стороны Никита Мордовец, специалист по проектам «Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент».
Короткая ссылка
