Поделиться
Названы четыре составляющих успешной системы е-закупок
Компания Apptricity, разработчик решений автоматизации закупок для бизнеса и госсектора, назвала четыре ключевых элемента, которые подобное ПО должно предлагать пользователям.«Закупка в масштабах организации может быть сложным процессом, в частности, если она производится вручную. Неизбежные ошибки, связанные с человеческим фактором, могут затормозить процесс закупки и в итоге привести к пустой трате времени и денег. Внедрение автоматизированной системы закупок помогает повысить эффективность и контроль над процессом», - считает компания.
Тимоти Д. Гарсия (Timothy D. Garcia), основатель и генеральный директор Apptricity, вынес на обсуждение четыре главных компонента, которые любой компании следует включить в свою систему электронных закупок.
Во-первых, подобная система должна включать функциональность управления каталогами. У пользователя должна быть возможность просматривать онлайн-каталоги поставщиков, включая информацию о ценах и наличии товаров. Набор поставщиков должен предварительно согласовываться с учетом ограничений на корпоративные затраты компании. Это позволит наладить более тесные отношения с вендорами, обеспечить оптовые скидки и получить больше контроля на практикой закупки.
Во-вторых, система е-закупок должна включать функциональность управления заказами. Сюда входит возможность выбирать поставщиков для отдельных заказов, группировать заказы в наборы, а также отслеживать акции и программы скидок, чтобы не упустить выгодный заказ. Это позволит обеспечить контроль над всеми активными заказами, снизит количество ошибок и побочных затрат, а также ускорит процесс заказа для сотрудников отдела закупок, считает Гарсия.
В-третьих, система должна обеспечивать обратную связь с поставщиками в форме мониторинга статуса заказов, платежей или доставки. Это позволяет организациям оставаться на связи с вендорами и повышает прозрачность процесса обработки заказов, считает Гарсия. При этом не перегружаются обычные каналы деловой коммуникации с поставщиком: у отдела закупок больше не будет необходимости отслеживать заказы организации при помощи звонков или писем.
Наконец, неотъемлемой частью системы е-закупок должна быть функциональность электронного документооборота, которая позволяет создавать, хранить и обрабатывать документы по контрактам (contract management) и заказам (e-invoicing). Необходимо, чтобы она точно отражала реально существующие в организации бизнес-процессы и воспроизводила регламентированные формы документов, а также предоставляла возможность генерации отчетов, согласования и аудита, заявил гендиректор Apptricity.
На этих четырех компонентах строится собственная платформа Apptricity Jetstream. Платформа включает в себя три интероперабельных программных пакета для автоматизации корпоративных поставок и платежей: Apptricity eProcurement (система электронных закупок), Supply Chain Management (система автоматизации корпоративной логистики) и Financial Productivity (система управления расходами). Все три пакета легко разбираются на модули, из которых компания затем собирает «кастомные» решения для отдельных клиентов.
Гарсия также отметил, что решения электронных закупок в современных условиях лучше всего развертывать в «облаках»: это не только удешевляет стоимость решения, но и позволяет быстро собрать и развернуть необходимый пакет программ, подогнанный под нужды конкретной организации, заявил он. Сама компания, при необходимости, предлагает клиентам развернуть модули Jetstream в её частном облаке SaaS (Software-as-a-Service).
Короткая ссылка
