Поделиться
ТД «Пир» автоматизировал управление договорами на базе DirectumRX
Торговый дом (ТД) «Пир», дистрибутор молочных продуктов в сетевом ритейле, рознице и сегменте HoReCa, внедрил ECM-систему DirectumRX.
Теперь все договорные документы согласуются в системе DirectumRX, при этом учитываются внутренние регламенты компании. Найти нужный договор можно за несколько секунд, так же легко проконтролировать подписание документа и его местонахождение.
В результате проекта в компании была полностью автоматизирована работа с договорами: все согласования происходят в системе по настроенным регламентам: в зависимости от типа документа определяется последовательность этапов и согласующие; участники процесса могут проверить всю доступную информацию о контрагенте в пару кликов прямо из интерфейса системы; в едином реестре договоров документы можно гибко фильтровать и быстро выгружать в разных разрезах для отчетности; с помощью удобных механизмов легко отследить факт подписания и местонахождение бумажного оригинала документа; быстро найти документ в системе можно по штрихкоду на бумажном варианте – при его сканировании открывается документ в системе, а электронный экземпляр можно найти по размерным параметрам – по номеру, дате, контрагенту, автору и т.д.
Дополнительно в системе был настроен процесс работы с разовыми поставками. Благодаря сокращенному кругу согласующих отгрузка продукции в таких случаях не затягивается – сотрудничество с контрагентом начинается еще до подписания договора.
Исключить дублирование информации в разных системах удалось за счет интеграционных решений: в DirectumRX и MS Active Directory автоматически синхронизируются данные о подразделениях и сотрудниках, а в «1С:Бухгалтерию» из ECM-системы выгружается информация о договорных документах. С помощью связки с почтовым клиентом работники ТД «Пир» могут выполнять задания через корпоративную почту. Такой подход удобен, когда у сотрудника нет возможности здесь и сейчас подключиться к работе в системе, а процесс затягивать нельзя.
В DirectumRX сегодня работают 105 сотрудников ТД «Пир». Внутренние процессы компании стали более прозрачными и управляемыми. У руководства появился инструмент контроля загрузки персонала, повысилась исполнительская дисциплина.
За две недели опытно-промышленной эксплуатации системы в компании было создано 143 договорных документа и отправлено 204 задачи. Сегодня руководство планирует подключить к работе в DirectumRX другие компании торгового дома, а также автоматизировать процессы делопроизводства.
Короткая ссылка
