Поделиться
«Биотехимпэкс» выбрали документооборот от «Этлас-софт»
Компания «Биотехимпэкс» осуществляет поставки медицинского лабораторного оборудования и реагентов для лабораторной диагностики, клинической биохимии и электрофоретического анализа. Специфика этого бизнеса в том, что номенклатура реагентов достаточно велика, при этом многие клиенты покупают их в том или ином ассортименте регулярно или периодически.
Каждая поставка сопровождается объемным пакетом документов. Для их подготовки компания «Биотехимпэкс» использует систему электронного документооборота «Этлас» версии 6.6.
В компании уже частично использовались электронные документы. Увеличение их объема поставило вопрос о внедрении системы электронного документооборота, которая позволила бы полностью отказаться от бумажных документов и одновременно повысить эффективность работы. Многие партнеры и клиенты «Биотехимпэкс» уже внедрили электронный документооборот, поэтому совершенствование бизнес процессов в этом направлении — своевременное и экономически оправданное решение.
Специалисты «Биотехимпэкс» составили техническое задание, в котором перечислили основные и дополнительные требования к системе электронного документооборота. В частности, было необходимо разработать дополнительный механизм регистрации заявок клиентов, отвечающий определенным требованиям, создать несколько специализированных связанных справочников в карточке документов и написать ряд автоматически запускаемых скриптов, которые будут проверять уникальность выбираемых значений справочников.
Стандартная версия системы электронного документооборота «Этлас» может работать «из коробки» и после минимальной настройки обеспечивает:
•автоматическую обработку входящих заявок и другой корреспонденции;
•создание электронных документов на основе имеющихся в программе или разработанных с помощью встроенного конструктора шаблонов;
•совместную работу с документами;
•интеграцию со складскими и бухгалтерскими программами;
•подготовку отчетов;
•подписание документов ЭЦП и передачу их контрагентам по электронной почте;
•автоматическое помещение исполненных документов в архив.
Чтобы выполнить требования технического задания, специалисты «Этлас-софт» изучили особенности документооборота «Биотехимпэкс»: как поступают заявки от клиентов, как они регистрируются и обрабатываются и т.п. На основании собранной информации были разработаны и написаны скрипты и все необходимые дополнения.
После установки СЭД «Этлас» на серверы и рабочие станции компании «Биотехимпэкс» была проведена настройка системы и всесторонняя проверка ее работоспособности. Работу вели инженеры «Этлас-софт» совместно с ИТ-специалистами заказчика: они рассказали пользователям об особенностях функционирования системы электронного документооборота, продемонстрировали ее возможности на конкретных примерах.
Сотрудники компании «Биотехимпэкс» с большим интересом встретили новацию и рассчитывают, что внедрение системы электронного документооборота сократит объем рутинной работы, связанной с обработкой заявок клиентов и подготовкой сопроводительных документов. Руководство «Биотехимпэкс» со своей стороны ожидает улучшения показателей эффективности компании.
Короткая ссылка
