Поделиться
Россиянам узаконили трудоустройство через интернет
Госдума приняла законопроект об электронном документообороте в сфере трудовых отношений. Теперь сотрудники смогут подписывать документы дистанционно, а работодателям не придется хранить множество документов на бумажных носителях. Прежняя редакция закона не оставляла сотрудникам выбора. Теперь если работника не устраивает электронный документооборот, он вправе от него отказаться. Для тех, кто захочет устраиваться на работу дистанционно, существуют ограничения. Например, придется ехать в офис, чтобы подписать журнал техники безопасности.
Трудовой электронный документооборот
Госдума приняла закон об электронном документообороте в сфере трудовых отношений в третьем и окончательном чтении. Теперь при оформлении на работу сотрудник сможет подписать документы на портале «Работа в России» или в информационной системе работодателя.
Законом устанавливается право работодателя как перейти, так и отказаться от перехода на электронный документооборот. При этом в новой редакции закона право отказаться от электронного документооборота закреплено и за сотрудником. В случае, если он отказывается от такой возможности, работодатель должен предоставить ему заверенные документы в бумажном виде в течение трех рабочих дней безвозмездно.
Работодатель также несет расходы на получение работником электронной подписи и ее использование при подписании документов. При этом работник может использовать полученную ранее усиленную квалифицированную электронную подпись.
Как это работает
Работодатель будет вводить электронный документооборот на основании локального нормативного акта, в котором прописывается сведения об информационной системе, в которой будут подписываться документы, а также порядок доступа к такой системе, перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот и срок уведомления работников о переходе на электронное взаимодействие.
Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника, говорится в тексте закона. При этом согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 г. и у которых по состоянию на эту дату отсутствует трудовой стаж.
Также закон прописывает каким видом электронной подписи подписываются документы. Например, при заключении трудового договора или при изменениях его условий используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Вид подписи также зависит и от системы, в которой ведется электронный документооборот. Так, при подписании документов посредством платформы «Работа в России» работник может использовать усиленную квалифицированную и неквалифицированную электронная подпись, а также простую электронная подпись.
Плюсы и минусы законопроекта
После первого чтения текст законопроекта был изрядно доработан. Ранее комитет Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов по мониторингу практики применения Трудового кодекса в России раскритиковал законопроект. В предыдущей редакции закон предусматривал обязательное введение работодателем электронного документооборота всех работников, если менее 50% работников подали работодателю заявление об отказе от перехода на электронный документооборот. Как видим, это положение было изменено в ходе последующих чтений.
Комитет также отмечал, что для недопущения ущемления прав работников требуют проработки условия и порядок хранения документов в электронном виде. Для предотвращения утечек информации необходимо предусмотреть дополнительные требования к хранению либо установить эти требования на подзаконном уровне, отмечалось комитетом.
Комитет выделял и плюсы законопроекта. Он создает больше возможностей для удаленного трудоустройства: соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор. Работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы. Принятие законопроекта позволит им также оперативно получить государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется предоставление данных от работодателя — необходимые сведения можно будет запросить через информационную систему, следует из пояснительной записки.
Так можно ли подписывать все удаленно
В октябре 2020 г. был запущен эксперимент Минтруда, в рамках которого компании вели все документы, связанные с работой, в цифровом виде. В нем приняли участие 375 крупнейших работодателей России. Параллельно с ним и разрабатывался закон о кадровом электронном документообороте. В июне 2021 г. он был принят в первом чтении. К третьему чтению в законопроект внесены существенные поправки, пояснил CNews Дмитрий Махлин, директор по развитию платформы HRlink.
Принятие законопроекта позволило компаниям ускорить процесс подписания документов и минимум в два раза сократить издержки на бумажный документооборот (расход бумаги, печать, хранение, пересылку документов), отмечают представители HRlink. Кроме этого, снижается нагрузка на отдел кадров, а сотрудники могут подписывать любые документы удаленно — без поездок в офис. Один из клиентов HRlink с помощью ее платформы сократил затраты на бумажный документооборот в 10 раз, а также сэкономил 50% на расширении отдела кадров. Максимальное время подписания документов снизилось с трех дней до 30 минут.
Изначально предполагалось, что законопроект разрешит вести все кадровые документы в электронном виде, говорит Махлин. В тексте, подготовленном к третьему чтению, было указано, что приказ на увольнение и журнал безопасности должны быть обязательно на бумаге. При этом заявление об увольнении можно оформить в цифровом виде. «Но таким образом дискредитируется сама идея кадрового электронного документообоорта: если опасно полностью в электронный вид перевести важный процесс увольнения, то почему тогда все остальное — можно», — вопрошает Махлин. Журнал техники безопасности также не разрешили перевести в электронный вид. Получается, принять сотрудника на работу полностью удаленно тоже нельзя, продолжает он.
Комментарии экспертов
«Перевод всех кадровых документов в электронный вид — логичный и правильный процесс в условиях повального перехода на удаленную работу, — заверил CNews Дмитрий Кичко, генеральный директор группы «Эдит про». — Ранее на законодательном уровне уже была предусмотрена возможность работы в электронном виде с трудовыми книжками, практика их использования оказалась достаточно успешной. Это дает основания считать, что временные сложности, которые возникнут в ходе перевода в электронный вид кадровых документов, имеющих бумажную копию, будут преодолены — все стороны адаптируются к работе с ними только в “цифре”».
«Переход к ведению всех кадровых документов в электронном виде будет происходить постепенно», — отметил в разговоре с CNews Егор Говорков, менеджер по продукции Konica Minolta Business Solutions Russia. — Я думаю, потребуется не меньше года. Немалую часть HR-специалистов компаниям предстоит обучать работе с системами кадрового электронного документооборота. Потребуется время, прежде чем они безошибочно начнут заносить в них данные. Нужно будет в целом повышать их цифровую грамотность».
Технической поддержке в связи с увеличением количества новых пользователей кадрового документооборота первые месяцы придется справляться с повышенной нагрузкой, отмечает он. Не исключено также, что некоторое время у компаний будут возникать трудности во взаимодействии с регулирующими органами, так как их адаптация к ведению всех кадровых документов в электронном виде, возможно, будет происходить медленнее.
По мнению Говоркова, во избежание конфликтов компаний с сотрудниками, государству будет необходимо как можно быстрее урегулировать вопросы, которые могут возникнуть из-за неоперативного ознакомления с документами той и другой стороны. Если с бумажным документом у человека практически нет возможности не ознакомиться при его получении, то в случае с электронным их множество. Документ можно, к примеру, просто не заметить в системе, либо же не увидеть оперативно из-за временного снижения скорости ее работы.
Короткая ссылка
