Поделиться
ГК Baek внедрила единую систему документооборота
Интегратор ИТ-решений «Первый Бит» завершил масштабный проект по внедрению системы управления более чем 5 тыс. договорами для группы компаний Baek – одного из крупнейших коммерческих холдингов Сахалинской области.
Это позволило на 50% повысить скорость формирования управленческой отчетности и кардинально снизить объем бумажного документооборота.
Специалистами компании «Первый Бит» в максимально короткий срок, за 3,5 месяца, была развернута система «1С:Документооборот Корп», автоматизировавшая учет договоров, ведение блока претензионно-исковой работы, а также работу с заявками на товарно-материальные ценности (ТМЦ) и оборот административной документации для всей группы компаний, объединяющей 17 разных бизнес-направлений.
Раннее в Baek для документооборота использовалась самописная система, имеющая ряд существенных ограничений. В ней была реализована только возможность согласования договоров и заявок на ТМЦ, чего явно не хватало для организации процессов группы компаний. Также не была предусмотрена возможность интеграции с другими программными продуктами.
В результате всех этих ограничений, программа не способствовала сокращению бумажного документооборота или повышению прозрачности процессов согласования.
Выбор «1С:Документооборот Корп» был обусловлен не только его функциональными возможностями, идеально подходящими для решения поставленных задач, но и стремлением компании к эффективному и прозрачному управлению бизнесом.
При выборе интегратора, руководство группы компаний обратилось к «Первому Бита» – одному из ведущих интеграторов России, зарекомендовавшему себя, как надежный партнер для разработки и реализации крупных, комплексных проектов по автоматизации и цифровизации бизнеса.
«Одним из важных условий для этого проекта было обеспечение возможности интеграции с уже работающей системой контроля и управления доступом (СКУД), хорошо адаптированной под наши бизнес-процессы и позволяющей без дополнительных трудозатрат административной службы отключать пользователей от корпоративных систем. Данные из СКУД нужно было интегрировать в процессы согласования: система должна была в онлайн-режиме отслеживать движение пользователей-согласующих лиц и автоматически заменять их при необходимости», – сказал директор по IT группы компаний Baek Дмитрий Макаров.
Новая система дает возможность отслеживать изменения и движение документов в режиме реального времени и обеспечивает унифицированный контроль над договорными отношениями. Также были реализованы решения для управления пользователями, включая автоматическое заведение, замещение и удаление пользователей в системе.
«Наша команда работала над реализацией множества разноплановых параллельных проектов, и их требовалось интегрировать между собой. В частности, параллельно велись проекты по автоматизации управленческого баланса на базе программного продукта «БИТ.Финанс/Холдинг», автоматизация строительного учета и построение гармонизированной системы управления НСИ, что оказывало прямое влияние на сроки и результаты каждого из них», – сказала руководитель проектного департамента ИТ-интегратора «Первый Бит» в Хабаровске Елена Серова.
С внедрением новой системы в Baek значительно снижен объем бумажного документооборота, а пользователи получили быстрый доступ к ключевым показателям эффективности.
Реализация проекта позволила облегчить труд сотрудников компании, повысить скорость и точность формирования управленческой отчетности на 50%.
ИТ-решения от компании «Первый Бит» стали ключевым фактором, обеспечивающим дальнейшее развитие ГК Baek в условиях постоянно растущих требований конкурентоспособности.
Короткая ссылка
