Поделиться
Холдинг «Колмар» ускорил согласование, подписание и исполнение документов с помощью «1С:Документооборот»
Специалисты «1С-КПД» внедрили систему «1С:Документооборот КОРП» в угледобывающем холдинге «Колмар». Проект дополнил сложившуюся в холдинге экосистему решений «1С» и усилил информационное обеспечение стратегии развития «Колмар» как компании полного цикла. Об этом CNews сообщили представители «1С».
Новая система электронного документооборота охватила 1000 рабочих мест в восьми предприятиях холдинга. Регистрация документации ускорилась с одного дня до нескольких минут, количество маршрутов движения документов уменьшилось в восемь раз, а среднее время согласования документов уменьшилось с трех дней до двух часов. Расходы на бумагу снизились на 75%, а затраты на оргтехнику и расходные материалы – на 15%.
Компания «Колмар» занялась модернизацией оборудования, строительством новых производственных мощностей и сопутствующей инфраструктуры, включая собственные железнодорожные мощности и морской терминал. Начали расти объемы производства и экспортные поставки. Организационные изменения в холдинге сопровождались автоматизацией технологических и бизнес-процессов, внедрением беспилотных летательных аппаратов для сканирования поверхности земли, умных датчиков и других решений.
Узким местом ИТ-стратегии оставался бумажный документооборот. Предприятия холдинга ежегодно обменивались тысячами административных документов: приказов, служебных и докладных записок, заявок, инструкций, перечней, положений, регламентов и правил. На подготовку, поиск, пересылку документов на бумажных носителях между восемью производственными предприятиями в Республике Саха, головным офисом в Москве и многочисленными контрагентами уходило от трех дней до двух недель.
Требовалось устранить потери времени из-за пересылки бумажных документов между городами. Оптимизации требовала и система согласования документов. За годы работы в холдинге сформировалось 40 видов маршрутов согласования различных документов – больше, чем в среднем используется в компаниях аналогичного типа. Пользователям было сложно ориентироваться в большом количестве маршрутов.
Руководство холдинга поставило задачу создать единую для всех подразделений систему административного документооборота, которая позволила бы ускорить поиск, обработку и согласование документов, нормализовать их оформление, исключить риск утери, обеспечить анализ истории работы с документами, повысить исполнительскую дисциплину.
В «Колмаре» уже использовались системы «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом», офисные сотрудники были хорошо знакомы с их интерфейсом и в штате работали свои технические специалисты «1С». Поэтому для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот КОРП». Партнером по внедрению стала компания «1С-КПД».
В ходе проекта было автоматизировано 1000 рабочих мест. Обеспечена бесшовная интеграция системы с решениями «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Реализован ряд специфических настроек и доработок: автоматическая конвертация документа в PDF после подписания УКЭП, автоматическое делегирование задач отсутствующих сотрудников, автоматическое переименование вложений, созданных по шаблону и т.д.
Ключевые результаты проекта
Сегодня в холдинге в электронном виде ежегодно обрабатывается 15 тыс. входящих и исходящих документов. 5 тыс. документов подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Благодаря этому на 75% сократились операционные расходы на бумагу, что эквивалентно экономии 15 тыс. страниц бумаги формата А4. На 15% снизились затраты на оргтехнику и расходные материалы. В ближайшем будущем планируется сократить эти расходы до нуля.
Между отделами, производственными подразделениями и головным офисом обеспечено оперативное движение документов: приказов, служебных и докладных записок, заявок, инструкций, перечней, положений, правил, регламентов. Среднее время согласования документа уменьшилось с трех дней до двух часов. Процедура регистрации документов ускорилась с одного дня до нескольких минут.
Маршруты движения документов стали более универсальными и гибкими. Количество маршрутов сократилось в восемь раз – с 40 до 5 видов, что позволило значительно упростить и ускорить администрирование документов.
Время поиска документов сократилось с одного дня до нескольких минут. Уменьшилась вероятность потери документов благодаря централизованному хранению информации и надежной защите от несанкционированного доступа.
Упростились аудиторские проверки благодаря быстрому доступу ко всей необходимой информации.
Создание электронных архивов документов значительно ускорило работу со старыми документами и уменьшило затраты на их хранение.
Бесшовная интеграция «1С:Документооборот КОРП» упростила работу сотрудников, которые большую часть дня работают со смежными системами «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия». Пользователи «1С:Бухгалтерия» теперь могут, не переключаясь между системами, решать задачи, поступающие в «1С:Документооборот». А пользователи «1С:Зарплата и управление персоналом» – отправлять табели учета рабочего времени на согласование в «1С:Документооборот КОРП».
Кроме того, в системе оперативно контролируется исполнение задач, исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.
По итогам международного конкурса корпоративной автоматизации «1С: Проект года» проект одержал победу в номинации «Лучший региональный проект».
Директор по цифровой трансформации компании «Колмар» Валерий Ибрагимов: «Проект внедрения "1С:Документооборот" прошел успешно, системой ежедневно пользуется большое количество сотрудников, она растет и развивается. Благодаря этому проекту мы смогли систематизировать документооборот компании, оптимизировать делопроизводство, учет и хранение документов, усилить контроль исполнения поручений. Ускорилось рассмотрение и согласование документов, снижены риски потери и повреждения документов».
Короткая ссылка
