Поделиться
«Первый Бит» вдвое сократил время закупочных процессов НИЦ «Курчатовский институт»
Интегратор ИТ-решений «Первый Бит» провел цифровую трансформацию процессов закупок, бюджетирования и документооборота в НИЦ «Курчатовский институт». Внедрение системы на базе «1С» сократило сроки согласования закупок на 50% и снизило количество ошибок в данных на 70%. Решение охватило 2300 рабочих мест. Об этом CNews сообщили представители компании «Первый Бит».
Теперь подразделения могут точнее планировать закупки и быстрее получают необходимые материалы.
Также был реализован оперативный обмен данными с Единой информационной системой в сфере закупок (ЕИС). Усилен контроль за расходами, обеспечено рациональное использование бюджетных средств.
До внедрения системы управление финансами и закупками в институте было разрозненным. Данные вводились вручную, документы согласовывались и подписывались на бумаге, отсутствовала интеграция с ЕИС. Это приводило к ошибкам и задержкам.
Проект, решающий возникшие задачи, выполнила компания «Первый Бит», имеющая статус «1С:Центра компетенций по бюджетному учету». В качестве технологической базы был выбран комплекс решений «1С» для государственных учреждений, включая «1С:Документооборот государственного учреждения, «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
Накопленные за 15 лет в старой программе документы были перенесены в «1С:Документооборот государственного учреждения». Систему интегрировали с «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», а также с внешним отраслевым решением для сбора сведений о кассовом исполнении бюджета и с ЕИС.
Хранение и обработку информации о закупках, бюджетах и расходах централизовали. Благодаря этому, было исключено дублирование данных, а количество ошибок и расхождений снизилось на 70%.
Организовано планирование закупок подразделений с учетом различных параметров, включая текущие остатки по лимитам бюджетов. Инициаторы теперь точно оценивают потребности и формируют обоснованные заявки. При этом заявки стандартизированы, характеристики требуемой продукции заполняются в структурированной форме в «1С:Документообороте государственного учреждения». Подготовка запросов ускорилась, риски перерасхода бюджета снижены.
Согласование переведено в электронный вид с использованием простой и усиленной электронной подписи. Для ускорения рассмотрения заявок реализован механизм формирования проекта резолюции замещающими руководителей сотрудниками. Расширены формы контроля исполнения поручений. Теперь около 95% задач по документам исполняются в срок.
В системе в любой момент времени можно получить отчеты по закупкам для контроля объема и стадий исполнения заявок, а также соблюдения бюджетных лимитов. Это помогает руководству оптимизировать затраты и более рационально управлять финансами и закупочной деятельностью.
«1С:Документооброт государственного учреждения» контролирует статусы обработки закупочных документов. На основании согласованных заявок на закупку система автоматически формирует финансовые документы, после чего запрещает редактирование закупочных документов и передает данные в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения». Это исключает расхождения в данных регламентированного и управленческого учета.
«Теперь вся информация в Курчатовском институте под полным контролем. Руководство видит отчеты в реальном времени, может анализировать расходы и оперативно принимать решения. А главное — система сама следит за соблюдением всех правил и бюджетных ограничений», — сказал руководитель проектов компании «Первый Бит», офис Марксистская Сергей Александров.
Кроме того, реализована выгрузка на ЕИС извещений о закупках и загрузка из ЕИС плана-графика закупок, классификаторов «Каталога товаров, работ и услуг для обеспечения нужд госзаказчиков» (КТРУ) с характеристиками, форм ОКДП-2 и номеров извещений.
«В результате внедрения новой единой системы на базе «1С:Предприятия» мы смогли оптимизировать задачи управления финансами и закупками, значительно ускорить рассмотрение, согласование и исполнение документов, снизить объем бумажного документооборота. Благодарим команду «Первого Бита» за решение наших задач, в том числе, с выполнением нестандартных доработок, в максимально сжатые сроки», — отметил заместитель директора по экономике, финансам и цифровой трансформации НИЦ «Курчатовский институт» Александр Нарукавников.
Короткая ссылка
