Поделиться
Hoff ускорил оформление и перевыпуск доверенностей для 7 тыс. сотрудников с помощью «1С:Документооборота»
ИТ-интегратор «1С:Первый бит» совместно с компанией «Хофф Тех» — основным техническим партнером Hoff в области разработки и поддержки ИТ-инфраструктуры автоматизировали работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) в сети магазинов Hoff. С помощью «1С:Документооборот», интегрированного с «1С:Зарплата и управление персоналом», организовано оперативное оформление, согласование и подписание доверенностей для 7 тыс. сотрудников компании. Усилен контроль за сроками их действия. На оформление доверенностей уходит на 90% меньше времени, МЧД всегда актуальны, а информацию по любой из них можно найти в системе за пару кликов. Оформление документов ускорилось, сотрудники быстрее подписывают электронные документы и заключают сделки.
Hoff («Домашний Интерьер») — мультиформатный ритейлер мебели и товаров для дома. Компания развивает несколько форматов магазинов — от гипермаркетов до студий планирования, а также интернет-магазин. Сейчас у компании 67 магазинов в 31 городе России. Общая площадь торговых площадей составляет более 420 тыс. кв.м. Гипермаркеты ежегодно посещают более 22,7 млн покупателей, посещаемость интернет-магазина на сайте и в мобильном приложении Hoff — более 120 млн человек в год
В штате компании более 7 тыс. сотрудников, поэтому необходимо выпускать большое количество доверенностей на подписание документов и решение других рабочих задач.
Ранее работа с доверенностями в компании была автоматизирована частично на базе «1С:Зарплата и управления персоналом». С сентября 2024 г. сотрудники российских организаций должны были перейти на подписание документов квалифицированной электронной подписью с обязательным предоставлением машиночитаемых доверенностей. Компании стала необходима новая система, которая позволила бы систематизировать работу с доверенностями, ускорить их выпуск и усилить контроль за их актуальностью.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот». Партнером по проекту стала компания «1С:Первый бит», которая сотрудничает с Hoff в сфере автоматизации бизнес-процессов на базе «1С» с 2009 г.
За 7 месяцев специалисты 1С:Первого бита поэтапно реализовали в «1С:Документообороте» необходимый для работы с МЧД функционал, развернули систему на 7 тыс. рабочих мест, выполнили интеграцию с «1С:Зарплата и управление персоналом», сервисом создания и выдачи ЭЦП и блокчейн-платформой ФНС России. Уже в феврале 2024 г. в Hoff заработала система работы с доверенностями, поэтому у компании было достаточно времени, чтобы подготовиться к обязательному переходу на МЧД в сентябре и обучить сотрудников.
По итогам проекта интеграция с сервисом создания и выдачи ЭЦП позволяет оперативно контролировать статусы электронных подписей: когда подпись выдана — информация поступает в «1С:Документооборот» и сотрудник получает уведомление о том, что ему необходимо записать подпись на токен.
Автоматизирован выпуск и перевыпуск МЧД в соответствии с «триггерами»: прием или перевод сотрудника на должность с согласованным перечнем полномочий, изменение состава полномочий или персональных данных специалиста. Данные сотрудников подтягиваются в «1С:Документооборот» из «1С:Зарплата и управление персоналом» автоматически, что исключает ошибки при оформлении документов.
Контролировать виды полномочий сотрудников и срок их действия помогает реализованный в системе «Справочник полномочий»: если специалист увольняется или его полномочия меняются — администратор доверенностей получает соответствующее уведомление. Это предотвращает вероятность несанкционированного доступа к документам и их подделки.
После согласования и подписания МЧД система автоматически передает данные о сотруднике и его полномочиях в ФНС, что ускоряет подписание документов и заключение сделок с контрагентами.
Кроме того, в системе создан единый реестр электронных доверенностей для удобного поиска, контроля сроков действия и отслеживания статуса каждого документа. По каждой доверенности можно получить детальную информацию: вид (нотариальная, судебная), срок действия, образец подписи доверенного, факт передачи оригинала и место его хранения, право передоверия и т.п. В итоге доверенности всегда находятся в актуальном состоянии, а информацию по любой МЧД можно найти за пару кликов.
Екатерина Жигулева, технический директор домена «Управление Цепочками Поставок» «Хофф Тех», отметила: «Автоматизация работы с МЧД на базе «1С:Документоборота» была правильным решением. Запрошенная автоматизация покрывает требуемый процесс и контрольные точки. Даже те сотрудники, которые поначалу были настроены скептически, довольны. Каждый специалист в нужный момент может зайти в систему и узнать, что происходит с его документом, понять, к кому можно обратиться, чтобы ускорить согласование. Выпуск доверенностей ускорился, сделки заключаются быстрее, а ошибки в документах исключены. В ближайших планах компании Hoff — тиражировать «1С:Документооборот» на другие задачи, связанные с оформлением и согласованием документов».
Короткая ссылка
