Поделиться
Сеть ресторанов «Сицилия» на 50% ускорила кадровый документооборот с сотрудниками с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника»
«1С:Первый бит» внедрил систему кадрового электронного документооборота (КЭДО) в «Сицилии» — крупнейшей в Южном федеральном округе франчайзинговой сети пиццерий. С помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника», подключенного к системе «1С:Зарплата и управление персоналом» организован оперативный обмен электронными документами с 2500 сотрудниками в 30 городах России. Об этом CNews сообщили представители «1С».
Обработка и оформление отпусков, отсутствий, внутренних переводов и других кадровых процессов ускорились на 50%. Компания быстрее принимает в штат новый персонал, что позволяет избегать простоев в производстве и при обслуживании клиентов. Объем бумажного документооборота снижен на 35%.
Ранее подход к работе с кадровыми документами в разных компаниях сети различался. Кадровый документооборот не был автоматизирован. Управляющие ресторанов собирали документы от сотрудников и пересылали бумажные экземпляры в офисы. Обмен документами с кадровой службой затягивался, много времени уходило на оформление новых сотрудников и обработку заявлений от действующих.
Чтобы повысить эффективность взаимодействия с персоналом руководство компаний решило внедрить систему кадрового электронного документооборота. Требовалось обеспечить оперативный прием новых сотрудников в штат и ускорить обработку заявлений. Система КЭДО должна была освободить управляющих в ресторанах от сбора кадровых документов, перевести коммуникацию сотрудников с отделом кадров в режим самообслуживания и снизить нагрузку на кадровых специалистов.
Для реализации поставленных задач было решено задействовать сервис «1С:Кабинет сотрудника», подключив его к системе «1С:Зарплата и управление персоналом», которая уже использовалась в компаниях сети.
Проект был реализован двумя региональными офисами компании «1С:Первый бит»: Ростов-на-Дону и Челябинск.
На первом этапе выполнили пилотное внедрение в одном из ресторанов сети со штатом в несколько десятков сотрудников от менеджмента до технического персонала. Были выполнены необходимые настройки, проведено тестирование функционала — прием сотрудников на работу, оформление личного кабинета и внесение в него актуальных данных, оформление отпусков и больничных. Чтобы сократить сроки внедрения — пилотирование объединили с тестовой эксплуатацией решения. Личные кабинеты создавались с нуля как на уже трудоустроенных сотрудников, так и на принятых в период реализации проекта. Это позволило обучить сотрудников работе с кабинетом не только в смоделированных условиях, но и на реальных примерах. Через три месяца «1С:Кабинет сотрудника» был тиражирован на все подразделения компаний франчайзинговой сети.
В результате кадровая служба получила четкий и быстрый алгоритм действий для каждого случая документооборота. Это позволило автоматизировать полный цикл обмена документами с сотрудниками.
Ключевые итоги проекта
Унифицированы правила кадрового документооборота для территориально-удаленных подразделений компании — это более 30 ресторанов в городах России и несколько территориальных отделений бэк-офиса, в которых работает менеджмент, директора и менеджеры.
В режим самообслуживания полностью переведена работа с заявлениями на отпуск и больничными. Они оформляются в «1С:Зарплата и управление персоналом» автоматически по требованию сотрудника, после чего направляются на согласование ответственным. Сотрудники отправляют заявления в кадровую службу через личный кабинет сервиса на ПК или смартфоне, а кадровая служба при этом работает в привычном интерфейсе своей программы. Обработка обращений ускорилась, объем бумажного кадрового документооборота сократился на 35%.
Прием на работу сотрудника теперь занимает несколько минут. Сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволяет в несколько кликов подключить нового сотрудника к КЭДО и сразу направить ему из «1С:Зарплата и управление персоналом» пакет кадровых документов в том формате, который принят в компании. Оптимизировано время на сбор, систематизацию и хранение подписанных экземпляров — после подписания они автоматически отправляются на хранение.
Кадровые специалисты тратят на работу с документами на 50% меньше времени, исключен ручной ввод данных и специалисты могут сконцентрироваться на более важных задачах даже при большом количестве обращений от сотрудников.
Специалисты кадровой службы избавились от необходимости вручную обрабатывать большое количество личных обращений сотрудников: процесс получения справок с места работы и расчетных листков переведен в режим самообслуживания. Сотрудники быстрее получают документы по своим заявкам, а кадровики освободили время для решения других задач.
Основатель франчайзинговой сети ресторанов «Сицилия», индивидуальный предприниматель Сергей Неведров: «1С:Кабинент сотрудника» помог нам организовать эффективную систему кадрового электронного документооборота. Сотрудники компаний сети 30 территориально-удаленных подразделений оперативно отправляют и получают кадровые документы, справки, расчетные листки. Документы не теряются, согласования ускорились. Личные обращения персонала в кадровую службу сведены к минимуму. Информация из заявлений автоматически переносятся в «1С», а компаниям не нужно тратить средства на бумажный документооборот».
Короткая ссылка
