Поделиться
Найдены истоки эффективности ИТ
Эффективность от внедрения информационных технологий похожа на миф – все о ней знают, но реально посчитать ее никому не под силу. Возможно, к проблеме стоит подойти с другой стороны – оценить источники достижения возможных положительных эффектов. Такая попытка приводит к неожиданным и крайне полезным выводам.Опасаясь, что слова «эффект», «эффективность» опять вызовут у читателя оскомину, мы все же решились вновь заговорить об этом в надежде открыть их новый (хорошо забытый старый) смысл. Ситуация усугубляется тем, что речь в который раз пойдет об эффекте от информационных технологий. Сколько сил потрачено продавцами разных КИС на убеждение потенциальных клиентов в том, что такая эффективность есть, что она – не миф, не мыльный ИТ-пузырь, стремящийся к раздуванию, что эффект значителен и ИТ – это выгодное для предприятий вложение средств. Но руководители предприятий, да порой и сами консультанты, пока сомневаются, не видя реальных примеров отдачи от инвестиций в ИТ, не понимая ясно, откуда возьмется такая отдача. А без этого понимания невозможно вкладывать деньги, и приходится подчас отдавать их под русский авось, под обещания ИТ-службы, что сразу «жизнь станет лучше, жить станет веселей».
К сожалению, в широкой прессе не «звучало» проектов внедрений, для которых бы полностью был рассчитан плановый экономический эффект, а затем по результатам внедрений был бы проанализирован полученный фактический результат, было бы произведено сравнение, показано отклонение от его плановой инвестиционной рентабельности.
На вопросы корреспондента CNews ответил Эльдар Джураев , коммерческий директор компании "ДИТ".
CNews: Какова, на ваш взгляд, роль правильной организации управления затратами на ИТ в обеспечении эффективности ИТ вложений?
Эльдар Джураев: Анализ текущей ситуации на рынке интегрированных систем управления предприятием, сложившейся в настоящее время, показывает, что системы одного класса практически идентичны по функциональности. В данных условиях ключевую роль при внедрении сложных ИТ систем играет правильная организация управления затратами на ИТ решения, в том числе процессов бизнес планирования, координации и контроля ИТ-проектов.
Автор статьи отдает себе отчет, что такой более-менее достоверный расчет крайне трудоемок, что до внедрения учетных систем собрать актуальные данные для этого часто просто неоткуда (ведь их же никто не учитывал до этого!), что пока наработано мало методик проведения такого анализа, а имеющиеся слабо адекватны реальности на предприятиях. А при значительных масштабах само такое исследование выливается в «проект», который уже требует дополнительных ресурсов и привлечения специалистов.
Да и в чем оценивать эффективность - в деньгах, в значении показателя рентабельности инвестиций ROI, в увеличении скорости обработки информации, в снижении рисков, наконец? Как ее вычислять и можно ли как-то обосновать такие расчеты? Во многих случаях, правда, детальный расчет и не требуется, - достаточно ясного понимания источников достижения возможных положительных эффектов, ибо древняя латинская поговорка гласит: «Diagnosis cetra - ullae therapiae fundamentum» – «достоверный диагноз - основа любого лечения». Вот и мы попробуем поставить диагноз: вместе разобраться, насколько эффективны финансовые вложения в различные ИТ-проекты, где, почему и от каких видов информационных систем следует ожидать отдачу в первую очередь. Видам возможных положительных эффектов и некоторым способам их оценки и будет посвящена статья.
Свои комментарии по теме "Эффективность ИТ" корреспонденту CNews дал Алексей Лелеков, управляющий партнер компании "5-55".
Отнесение проектов по автоматизации к одной из трех категорий - "учетные", "процессные" и "планово-оптимизационные" - логично для внедренцев. Выгоды же бизнеса, на мой взгляд, могут быть классифицированы как явные (увеличение оборота, снижение издержек) и неявные (увеличение инвестиционной привлекательности из-за наличия определенных ИТ-систем, разгрузка персонала и пр.).
Я не согласен с утверждением, что автоматизация учета не дает эффективности (ее тогда бы и не внедряли уж десятки лет).
Предлагается выделить три типа эффектов, определяющих в целом эффективность ИТ. Первый - эффект от учета дополнительной информации (приносимого внедрением учетных информационных систем разных классов) – к сожалению, опыт внедрений не показал существенного экономического эффекта от автоматизации учета, но имеется ряд непрямых следствий, влияющих на эффективность решений, принимаемых людьми на основе более достоверной информации. Второй - эффект от нормирования и учета процессов: учета организационных, производственных процессов более ощутим, так как позволяет видеть картину в динамике, делает прозрачной загрузку персонала, ресурсов, а от такой прозрачности они «начинают шевелиться быстрее». Третий - эффект от планирования, оптимизации, управления процессами и ресурсами. На взгляд автора статьи, это самый значительный, самый прямой эффект, так как состоит в непосредственном сокращении ресурсов и ускорении процессов (при достижении тех же целей) за счет их «правильной организации», и именно на таком эффекте стоит более подробно остановиться.
Тщательный и тотальный учет – необходимое зло
На первый взгляд, задача получения своевременной информации о реальном состоянии дел на предприятии – это та цель, которая побуждает любого директора браться за внедрение у себя на предприятии информационных систем. Действительно, первый источник эффективности ИТ-проекта – это различные выгоды от простого наличия необходимой информации, от ее точности и достоверности, от ускорения ее сбора, передачи, поиска. Да, информация необходима для принятия решений, для своевременного формирования внешней отчетности (с чего обычно все и начинается). Без нее бизнес просто «встанет», ошибки в информации чреваты, подчас, потерей рынка, разорением и аналогичными неприятностями разного масштаба.
Пока большая часть информационных систем, присутствующих на рынке, сосредоточена именно на решении проблем учета на предприятиях – от бухгалтерских программ до комплексных корпоративных систем учета. Эффекты, которые они обещают, во многом схожи (несмотря на специфику разных классов систем):
Снижение риска ошибок. Слишком сложно бывает подчас правильно рассчитать реальную «цену ошибки» - для этого нужна статистическая информация о дополнительных затратах при их возникновении и частота, с которой ошибки эти возникают. Как правило, таких данных на предприятиях просто нет. К примеру, иногда из-за ошибок в учете предприятие вынужденно платит штрафы после налоговых проверок (как в явной, так и в неявной форме, что затрудняет расчет подобных рисков). Но как часто случаются такие проверки, в какой момент возникают штрафы, какова их средняя величина, насколько наличие информационной системы реально может снизить вероятность ошибок, чтобы предотвратить эти затраты? – сплошная гипотетика! Сейчас даже появилось целое направление исследований подобных ситуаций, именуемое в управленческой теории риск-менеджментом.
Сокращение времени, затрачиваемого сотрудниками на сбор, обработку, поиск, передачу информации, а как следствие - сокращение численности персонала, занятого такой обработкой. Примеров эффектов этого класса много, и их обычно пытаются рассчитывать в первую очередь. Типичный пример: автоматизация формирования консолидированной отчетности холдинга, которая позволяет ускорить процесс сбора и обработки в разы. Или сокращение времени оперативных действий – биллинговых расчетов, калькуляции скидок и наценок, начислений зарплат, расчет налогов и т.п.
Заметим, что в результате инвестиций в такой ИТ-проект сами учетные операции, как правило, не ускоряются, а иногда и замедляются – в автоматизированной системе приходится заполнять те же данные, что и при ручном вводе, дополнительно появляется множество заполняемых полей таблиц баз данных, которые в «ручном» учете просто предполагались «по умолчанию». Например, при автоматизации деятельности канцелярии сотрудники стали жаловаться, что теперь у них на регистрацию и перенаправление корреспонденции адресатам уходит даже больше времени, чем раньше – требуется сканирование, для каждого документа приходится определять сложные права доступа. Раньше сортировка по внутренним адресатам происходила «одним взглядом» и потоковым методом, а теперь каждый документ по отдельности нужно перенаправить и др.
В общем, ожидания по увеличению производительности труда учетчиков, сборщиков, обработчиков информации, к сожалению, не оправдываются. В прессе, в среде аналитиков практически не описываются случаи, чтобы в результате проекта внедрения учетных систем был действительно сокращен персонал компании. Напротив, чаще в итоге внедрения корпоративных систем в организациях создается значительный штат персонала, занимающегося их обслуживанием. Кроме того, чтобы не возникало саботажа корпоративных систем со стороны персонала, внедренцы, как правило, обещают, что никто в итоге не будет уволен. Если, к примеру, сказать бухгалтерам, что в результате внедрения корпоративной системы весь бухгалтерский учет будет осуществляться автоматически на основе первичной документации, вводимой на местах, и им остается только проверять, контролировать, исправлять ошибки учетчиков, то провал внедрения неминуем.
Снижение рисков из-за своевременного доступа к информации. Это основной источник повышения эффективности от внедрения ИТ, так как в нем «скрывается» реальный потенциал управления предприятием (нельзя управлять тем, что нельзя хотя бы косвенно измерить). Владея информацией, точной и в нужное время, люди принимают более обоснованные, более адекватные управленческие решения. Беда лишь в том, что принимают их живые люди, хоть и с использованием данных, но в основном на базе своего опыта, профессионализма, интуиции. Само наличие информации еще не гарантирует принятия правильных решений. Тем самым эффект непредсказуем, субъективен.
Рассмотрим примеры эффективности информационной системы предприятия, обеспечивающей предоставление своевременной информации: это снижение дебиторской задолженности (за счет упорядочения и своевременности учета поступлений, платежей, отгрузок, приемок и др. операций с контрагентами), точная финансовая оценка инвестиционного бизнес-проекта (рентабельность и срок его окупаемости) на основе достоверных данных, обеспечивающая треть успеха проекта или управление скидками клиентам на основе данных по объемам закупок за прошедшие периоды.
Как правило, для этого класса эффектов на каждом предприятии приходится применять свои «измерители», именуемые KPI (ключевые показатели эффективности деятельности), причем заранее этот эффект очень сложно точно экспертно оценить, но иногда все же удается сравнить показатели «до» и «после» внедрения, если есть исходная база для расчетов.
Короткая ссылка
